תקופת החגים ממשמשת ובאה והעת להזדרז ולהיערך בהתאם, בכדי שאולי הפעם לא תופתעו שוב מראש השנה וחגי תשרי ומהירידה המהותית בפעילות העסקית, בפדיון ובמכירות, במתן שירותים ובסוף בירידה בעודף בתזרים המזומנים מפעילות שוטפת. למצער, בדיוק כמו בכול פעם יורד גשם בתחילת החורף, מהדורות חדשות שלמות וכותרות בתקשורת פוצחות בכותרות הנדושות כי הגשמים הפתיעו השנה בפתחו של החורף, הכבישים מוצפים ורחובות נסתמים כיון שהחורף "הפתיע" גם השנה, כאילו שלא ברור לנו כי בחורף יורדים גשמים ויש להיערך לכך בהתאם.
דא עקא, אך זהו טיבו של עולם וטיבו של אדם, להחזיק ולשמר את אותה התנהלות ואותם הרגלים. זו הפעם ננסה לשנות כמה פאראדיגמות בהם מחזיקים בעלי חברות ועסקים, אך ראש דבר, אנא הפנימו כי כמו החורף, גם כול שנה חגי תשרי יגיעו במועד, אך יש להיערך להם כמה שיותר מוקדם. כמו בסיפור על אותו חסיד ששאל את רבו מאיזה גיל יש להתחיל לחנך את בנו, והלה השיב לו, שכבר איחר את המועד.
Checklist של טייסים
הרבה דברים אפשר ללמוד מעולם התעופה, כשאחד מהם הוא ההיערכות והבדיקות טרום טיסה, הצ'קליסט המפורסם שערוך כול טייס טרום טיסה. כבעלי עסקים או בעלי חברות עסקיות, ראוי שתאמצו את הכללים והגישה, לבחון, בדוק ולערוך רשימה של כול המימדים בעסק שלכם. לנצל את תקופת הרגיעה והירידה בפעילות שמאפיינת את תקופת החגים בכול שנה. רק טוב יוצא מכך, ובהגיעה אין בכך שום "דראמה" ושום מימד מפתיע, גם אם נדמה לבעלי העסקים כי השנה הירידה בפעילות הרבה יותר גדולה. נתונים אמפיריים מראים כי קיימת מחזוריות דומה וסטיית התקן והשונות בהשוואה של שנים אחורה, דומים בהחלט.
כחלק משרות של ייעוץ עסקי למגוון חברות, אנו מפיצים נייר עמדה המזכיר לכול לקוחותינו את ההיערכות הנדרשת, בנוסף לפגישות שוטפות שאנו עורכים, ובין השאר ממליצים לנצל את התקופה, ולטפל בכול אותן פינות חשוכות שלא מספיקים להאיר אותן במשך החודשים העמוסים ודוחים למועד מאוחר יותר.
הגביע הקדוש בדמות תזרים המזומנים
תזרים המזומנים הוא כמעט חזות הכול, ודאי בתקופת ההאטה בחגים, בכול חברה או עסק. יש לזכור כי פשוט יש ירידה במספר ימי העבודה, כך שצפי התקבולים יורד, בעוד שההוצאות כמעט ולא פוחתות, גם באותם גופים גדולים שמוציאים לחופשות מרוכזות, ודאי לא בעסקים בינוניים וקטנים, ועל כן התזרים חשוב שבעתיים.
- ימי עסקים וחגים – לפני שאתם סוכמים את ההכנסות אל מול תזרים המזומנים והתקבולים, בדקו מתי "נופלים" ימי העסקים על כול ימי החג של התקופה, מראש השנה ועד שמחת תורה, מתי תקבול צפוי יידחה כיון שאין הוא יום עסקים וייצור למגינת ליבכם "חור" בתזרים, או שהוא מתקזז עם תשלום שאתם צריכים לשלם. בכול מקרה וודאו כי יש התאמה וכול תאריך הוא גם יום עסקים.
- ספקים ולקוחות – גם כאן יש לבחון ולערוך התאמה. קחו בחשבון את כול אותם לקוחות, שמניסיונכם הם עלולים לדחות את התשלומים ממגוון סיבות ושאר ירקות, כשהחגים הם תירוץ נפלא.
- כרטיסי אשראי ותקבולים מ"גמא" ו/או " "ERN– אם אתם סולקים כרטיסי אשראי שונים,ובנוסף גם מנכים אותם עם חברות דוגמת ERN או חברת גמא, גם כאן בדקו היטב באיזה מועד יחול הזיכוי או שמא יידחה בגלל חג, ובדרך כלל הסכומים גבוהים ומהותיים, ויום דחייה שלא תוכנן עלול לגרום לחריגה ממסגרת האשראי שלכם ולטלפונים בהולים מהבנק.
- מלאי – אם אתם יצרנים המחזיקים סוג של מלאי, תכננו מבעוד מועד להוריד את רמת המלאי לתקופה הקרובה. ברי, כי הדברים חלים על חברות ועסקים המחזיקים ברמות מלאי מהותיות. ברם, זכרו כי יש להיערך לעניין חודשיים שלושה לפני בוא החגים.
ארבעה ראשי שנים הם
במסכת ראש השנה, המשנה מציינת כי ישנם "ארבעה ראשי שנים, באחד בניסן ראש השנה למלכים ולרגלים, באחד באלול ראש השנה למעשר בהמה, באחד בתשרי ראש השנה לשנים ובחמישה עשר בשבט ראש השנה לאילנות".
אנחנו נתלים באילנות גבוהים ומציעים לקבוע "ראש השנה" לעסק שלכם בתקופת החגים. מלבד חשבון הנפש, תעשו חשבון לעסק או לחברה שאתם מנהלים, בחנו את כול אותם תחומים ונושאים שנדחים בפעילות השוטפת.
למשל, בדקו את המלאי שלכם, מה באמת צריך ומה הוא מלאי מת שאינו בעל ערך ושווה כסף, יושב במחסן, מחייב להחזיק אולי שטח נוסף שעולה כסף. אולי הוא "מסדר" את הדוחות ונראה יפה, אך בסוף בסוף הוא מלאי מת שאינו תורם לכם.
בדקו את הנהלים ואופן ההתנהלות של העסק – ואם אין לכם נהלים – זו העת להתחיל להכין ולערוך כאלה, כי על פיה הכול קל יותר וברור לכול מה עושים מתי ואיך, וחשוב מכך, הם משמרים את הידע בארגון ובעסק שלכם, מקטינים כשלים וטעויות בהתנהלות השוטפת, כתוצאה גם מגדילים את שורת הרווח.
קחו את העובדים כמשל, הם המשאב הכי חשוב שלכם, והוא תמיד עולה לכם הרבה כסף. תנו משוב לעובדים כיצד הם פועלים, מה יש לשפר לדעתכם, מה הם מרגישים ומה הם יכולים לעוץ לכם לגבי החברה או העסק, והאמינו לנו, "השכל" והרעיונות הכי טובים באים מלמטה, מרצפת הייצור.
אנו לא נופתע, אם לא יחוגו את "יום העסקים" והוא לא יסומן באף לוח שנה קלנדרי, עם זאת כדאי לכם לסמן אותו כמועד חשוב ביומן הפרטי שלכם.
